Time Management

Sesuatu yang berharga yang dimiliki oleh setiap orang adalah waktu. Waktu menjadi hadiah dalam hidup kita yang patut dsyukuri, menjadikan waktu sebagai sebuah kesempatan. Dalam Hari Studi Tata Usaha (HSTU) yang mengambil tema “Tata Kelola Waktu Efektif dan Efisien untuk Hasil Kerja Optimal” Sabtu, 7 Oktober 2023. Pemateri, Bapak Yohanes Setyowidodo, SE.,MM. memberikan sharing dan tips dalam mengelola waktu supaya dapat dipergunakan secara efektif dan efisien. HSTU diselenggarakan oleh Yayasan Tarakanita dan diikuti oleh sekitar 327 peserta dari seluruh staff tata usaha dan para struktural di tujuh kantor wilayah Yayasan Tarakanita seluruh Indonesia melalui sarana online Zoom.

“Waktu” terkesan tidak memandang belas kasihan, berjalan secara mengalir sehingga banyak orang ketika berhadapan dengan deadline menjadi stress. Dalam kata pengantar Bapak Ambrosius Sigit selaku Kepala Divisi Pendidikan Yayasan Tarakanita menyampaikan bahwa pemaknaan waktu sebagai kesempatan sangat bergantung pada cara seseorang memanfaatkan waktu tersebut. Bapak Sigit mengajak seluruh karyawan Yayasan Tarakanita untuk dapat memanfaatkan waktu kerjanya secara efektif dan efisien demi peningkatan kualitas layanan Pendidikan.

Yohanes Setyowidodo SE.,MM. atau yang lebih akrab disapa Pak Yohanes mengawali karir dari staff administrator hingga sekarang telah menjabat sebagai Branch Manager BCA Bengkulu. Pengalaman perjalanan karir lebih kurang 26 tahun ini ia kemas dalam sebuah sharing yang menginspirasi. Sharing Pak Yohanes berawal dari ketika ia merasa tertinggal dalam hal pendidikan karena ia berasal dari keluarga di desa sehingga memacu dirinya untuk melakukan usaha yang lebih dalam belajar untuk dapat meraih hasil yang maksimal.  Dalam perjalanan karirnya dapat disimpulkan bahwa selain usaha yang keras, ternyata mengelola waktu dalam hidup sehari-hari terlebih saat bekerja juga menjadi kunci sukses beliau. Salah satu tips yang beliau bagikan adalah menentukan skala prioritas. Ada 4 quadran skala prioritas yaitu Penting dan mendesak, Penting tetapi tidak mendesak, tidak penting tetapi mendesak, tidak penting dan tidak mendesak. Pengelompokkan skala prioritas ini memudahkan seseorang mengatur waktu dalam melakukan aktifitas keseharian terutama aktifitas bekerja. Lebih lanjut beliau mengatakan tips agar time management dapat dilakukan dengan baik, maka seseorang harus :

1.       Fokus pada prioritas utama

2.       Menghilangkan kegiatan yang dianggap tidak penting dan tidak mendesak

3.       Menyusun jadwal/kalender rencana kegiatan tiap mingguan (to do list)

4.       Tetap tegas ketika harus memilih, namun tetap agile.

Selain berbagi tips bapak Yohanes juga membagian contoh-contoh riil yang pernah dan tetap ia lakukan dengan time management tersebut. Sehingga para peserta HSTU merasa sangat disegarkan dan terinspirasi untuk diimplementasikan dalam bekerja. Dalam sesi tanya jawab, peserta menanyakan beberapa hal diantaranya, “bagaimana Tindakan kita ketika ada perubahan dan atau penambahan kegiatan mendadak ketika jadwal sudah ada”, “Apa yang dapat kita lakukan ketika deadline itu berkaitan dengan pihak ke-3”, “apa yang menjadi ukuran pekerjaan kita itu efektif dan efisien” serta “Bagaimana sikap kita ketika merasa kita sibuk sendiri sedangkan orang lain tidak”. Satu persatu pertanyaan Pak Yohanes tanggapi dan jabarkan melengkapi sharing yang ia berikan sebelumnya. Dalam mengeksekusi jadwal yang sudah diagendakan terkadang banyak tantangan semisal ada tambahan kerjaan, permintaan pertemuan dan lain-lain. lanjutnya, ini perlu ketegasan pribadi dalam memilih skala prioritas tetapi tetap agile (lincah, adaptif). Kedua, berani menanyakan atau berdiskusi dengan pemberi disposisi perihal deadline yang menjadi acuan, terkadang juga perlu effort yang lebih bahkan deadline untuk diri kita lebih maju dari deadline yang diminta supaya ada spare time. Ketika bekerjasama dengan pihak ketiga maka sangat diperlukan tentang komitmen dan komunikasi yang baik, diawal Kerjasama, proses maupun hasil akhir Kerjasama. Menanggapi pertanyaan terkait efektifitas dan efisiensi suatu pekerjaan, maka institusi juga diharapkan mempunyai jobdes, plan activity serta KPI yang jelas. Tips terakhir dalam penutupnya Pak Yohanes berpendapat bahwa dalam melakukan pekerjaan sebisa mungkin kita lakukan dengan nyaman.  

Diskusi dalam HSTU sangat menarik, Ibu Wikan selaku moderator HSTU terpaksa memohon maaf karena keterbatasan waktu pertemuan sehingga ada beberapa pertanyaan yang belum sempat dibahas. Sebagai peneguhan Bapak Arya selaku Kepala Biro SDM menyampaikan ucapan limpah terimakasih atas kebersamaan HSTU terlebih kepada Pak Yohanes yang disela-sela kesibukkannya bisa meluangkan waktu dan perhatiannya bagi karya pendidikan di Yayasan Tarakanita sebagai pemateri HSTU. Beliau juga menyampaikan HSTU saat ini sangat spesial karena juga bertepatan dengan hari dimana 10 Suster CB hadir di Indonesia 105 tahun yang lalu. Semoga karya pelayanan khususnya Yayasan Tarakanita terus dihati dan bermanfaat bagi masyarakat luas. Salam Tarakanita.

(Agusyogo)